【エクセル】ファンクションキー【F4】で繰り返し作業を時短!!直前作業の自動記録を使う!

膨大なExcel(エクセル)データを加工する時に、同じ作業を何度も繰り返すことってありませんか?

私は製造系の経理職でデータ管理の仕事が多いので、ひたすら同じ作業を繰り返すことがよくあります。

操作は簡単だが何度も繰り返すような以下の作業
・セルの色塗り
・罫線の調整
・行や列の挿入
・文字色の変更、・・・・・etc

今回は、そんな時に時短に大活躍するファンクションキー【F4】についてご紹介したいと思います。

ファンクションキー【F4】の位置

キーボード中央の上あたりにあります。

ファンクションキーを使わない人が多いので、あまり気にしたことがないかもしれません。

F4キーの位置
F4キーの位置

ファンクションキー【F4】の機能

ファンクションキー【F4】には、大きく2つの機能があります。

1つ目は、相対参照と絶対参照の切替機能
2つ目は、直前作業の繰り返し実行機能

今回ご紹介する機能は、2つ目の前回作業の繰り返しですので、読み急ぎたい方はもう一つ下の見出しまで読み進めてください。

相対参照と絶対参照の切替機能

まずは1つ目の機能である、相対参照と絶対参照の切替について説明します。

セルの参照方法は、相対参照絶対参照とそれらが混ざった複合参照があります。

さっそくどういうこと?ってなりますが、分かりやすく説明しますね。

相対参照とは
通常、数式が入ったセルをコピーし、別のセルに貼り付けた場合、

下図のように、貼り付けたセル内の数式も移動させた分だけ移動してしまいますよね?

このようにセルの位置を相対的に参照する形式相対参照です。

相対参照で数式貼り付け
相対参照で数式貼り付け

【絶対参照とは】
絶対参照特定の位置のセルを必ず参照する形式です。

コピーした数式を移動したり張り付けしても参照する先が変わらないのが絶対参照です。

絶対参照の数式にするためには、数式内のセルをクリックして【F4】キーを押し、列番号もしくは行番号の頭に【$】を挿入することで絶対参照に切り替わります。

下の図で具体例に説明しますね。

数式内のD3セルとD5セルで【F4】キーをそれぞれ押すと、数式は、

[=SUM(D3:D5)]から

[=SUM(D3:D5)]

に切り替わり、絶対参照の数式に変化しました。

このセルをコピーして横のセルに貼り付けしても数式の参照先は変わっていません。

絶対参照で数式貼り付け

【$】は直接キーボードで入力してもOKですが【F4】キーの便利なところは、【F4】キーの入力回数に合わせて【$】の付き方が4段階変化し、行のみを固定、列のみを固定する、参照先に戻すなど、

絶対参照と相対参照を容易に変更できることです。

「F4」キーのクリック回数で$の付き方が変化
「F4」キーのクリック回数で$の付き方が変化

直前作業の繰り返し実行機能

もう一つの【F4】キーの機能は、直前のコマンドまたは操作を繰り返すショートカットです。

例えば、以下のようにセルの色の塗りつぶしをした後に、別のセルでF4キーを押すとセルの色が変わります。1回だけでなく、別のセルで2回目、3回目と何度でも同じ作業を繰り返し実行出来ます

F4キーを使わずに何度も繰り返すためには、【ホーム】タブから【塗りつぶしの色】をクリックする必要があるので、カーソルを上下に移動させる時間がもったいないです。

【F4】キーを使えば何度も繰り返えし実行できるので、大幅な時短につながります。

「F4」キーで直前作業の繰り返し
「F4」キーで直前作業の繰り返し

「F4」キーの便利な使い方

さきほどは色塗りのパターンで紹介しましたが、F4キーは下の作業など様々な場面で活躍します。

・行の挿入・削除
・列の挿入・削除
・セルの書式設定
・列幅
・行高

その中でも私がよく使うのは、行の挿入と削除罫線の調整です。

仕事で様々なデータを加工する中で修正や、見栄え調整など大量に同じ作業を繰り返すことはよくあることです。

「F4」キーで行を複数挿入
「F4」キーで行を複数挿入

まとめ

今回は直前作業の繰り返しを行える【F4】キーを紹介しました。

仕事でExcelデータを頻繁に利用する人はぜひ利用してみて下さい。時短に必ず役立つはずです!